Recomendaciones para autoridades

Agilice la evaluación de daños y análisis de necesidades (EDAN) y comparta esa información rápida y oportunamente para orientar la solidaridad y las donaciones

Conocer los daños y las verdaderas necesidades hará posible determinar con mayor detalle las características de lo que se está pidiendo. Si bien el proceso de elaboración de la EDAN puede tomar algunos días, es importante que en las primeras horas presente ya estimaciones preliminares de las necesidades de asistencia antes de que los donantes comprometan todos sus fondos de emergencia.

Determine lo que necesita y sea enfático en lo que no necesita. Cuando solicite suministros, aléjese de listados genéricos. Por ejemplo, si solicita "alimentos" podrá especificar cantidades, tipo, costumbres locales, etc. Ser preciso en los requerimientos trae consigo ayuda más concreta y eficaz. Muchas veces es más costoso gestionar o deshacerse de donaciones inapropiadas que nunca fueron requeridas. Por otro lado, es recommendable mencionar muy claramente el nivel de prioridad de lo solicitado, el cual dependerá de las necesidades detectadas. Las pautas deben circularse entre todos los posibles proveedores de asistencia y los representantes diplomáticos y consulares en el extranjero.

Fortalezca la relación y coordinación intersectorial entre las autoridades nacionales en la emergencia

El organismo nacional de prevención y atención de desastres suele ser el responsable de la coordinación de la asistencia humanitaria, en colaboración con el ministerio de relaciones exteriores. Los ministerios nacionales participan en las acciones de la emergencia y es recomendable que establezcan mecanismos de coordinación por sectores prioritarios e intersectoriales. La cancillería y la entidad de cooperación internacional son responsables de la solicitud internacional de ayuda y del recibo y difusión de información.

Las misiones diplomáticas y consulares que representan al país afectado en el exterior juegan un papel fundamental en la gestión, coordinación y búsqueda de ayuda de la comunidad internacional. En la medida en que estas instituciones nacionales realicen un trabajo cooperado y no se establezcan sistemas de gestión paralelos, se podrá interactuar en el accionar de los donantes. (1)

Establezca y promueva el uso de mecanismos ágiles de recepción de donaciones

Los casos en que el envío de ayuda humanitaria ha sido detenida o demorada abundan en el anecdotario de los funcionarios de asistencia. Si no existe un protocolo de procedimientos de entrada de ayuda humanitaria al país afectado, el ministerio de relaciones exteriors debe asegurarse de crear este mecanismo y difundirlo prontamente junto con el pedido de ayuda
internacional.

Es necesario también facilitar procedimientos simplificados de aduana. Puede recurrir al Acuerdo Modelo entre las Naciones Unidas y un Estado/gobierno (hipotético) preparado por OCHA en 1996 con el fin de establecer medidas para acelerar la importación, exportación y tránsito de los envíos de socorro y de los artículos en posesión del personal de socorro en casos de desastre y situaciones de emergencia. (2)

Facilite mecanismos de intercambio para el manejo de información con actores de la emergencia

En situaciones de emergencia, la información debe circular sin trabas y ser sometida a examen para asegurar que el manejo de los suministros se haga de manera responsable. Se deben proporcionar informes sobre el estado de los envíos y la distribución de los suministros. Por otro lado, muchas veces los esfuerzos de recopilar datos sobre las necesidades de la población pueden ser dispersos y por ello, de poco alcance. Cada país de América Latina y de El Caribe cuenta con instituciones encargadas de la coordinación y, en algunos casos, centros de coordinación de la ayuda humanitaria (CCAH).

Se recomienda conocer estos mecanismos y de no crear nuevos ad-hoc en el momento de la crisis para establecer un nexo entre la comunidad de donantes, autoridades nacionales, sistema de Naciones Unidas, direcciones aduaneras y demás instituciones responsables de dar, recibir, ordenar y distribuir la ayuda con el fin de consolidar un canal esencial para solicitar y manejar las donaciones. Por otro lado, el sistema de "cluster" promovido por la reforma humanitaria de las Naciones Unidas, en el caso de que se active, proporciona los mecanismos para una respuesta a la emergencia estratégica, basada en la coordinación temática intersectorial.

Establezca y promueva el uso de mecanismos y/o herramientas para identificar, organizar y distribuir las donaciones que se están recibiendo

Puede ocurrir que la ayuda empiece a llegar muy rápidamente y el país afectado aún no haya instalado un adecuado registro de suministros, con lo cual pierde valiosa información para mejorar la administración del socorro. Es prioritario registrar y organizar los datos sobre qué está entrando al país, hacia dónde se dirige y quién lo dona. Sistemas como el LSS/ SUMA (Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios)- facilitan la gestión y organización de las donaciones y sirven para promover la transparencia y la responsabilidad.

Por otro lado, las donaciones en efectivo, las donaciones que ingresan a través de mecanismos multilaterales y ONG especializadas deben ser también registradas para evitar duplicación de esfuerzos o de recursos. Las organizaciones mismas llevan un control sobre la ayuda que proporcionan, tener acceso a esa información le permitirá establecer una mejor organización en la ayuda que recibe el país.

Planifique y mantenga una línea de comunicación y coordinación con los donantes

Conozca los mecanismos de asistencia que tienen los donantes, no espere al momento de la emergencia para tomar contacto con ellos. En muchos casos, los países donantes tienen definidos procedimientos, formas de trabajo, mecanismos de apoyo y tiempos de ejecución para situaciones de emergencia que le permiten planificar el apoyo antes de que ocurra el desastre.

Por otro lado, los donantes que apoyan las actividades humanitarias necesitan estar informados. Establezca y cumpla una periodicidad en la presentación de información. Adicionalmente a los reportes, recursos de comunicación online como páginas Web o listas de correo le permiten una retroalimentación sencilla y rápida hacia los donantes.

Mantenga canales fluidos de información y comunicación con los medios de comunicación

En un desastre los medios de comunicación reclaman información oficial. Es cierto que la prensa tiende a señalar las fallas del sistema más que los logros alcanzados. Esto no debe ser motivo para alejarse de los medios de comunicación y no proveer información. No espere a que llegue el desastre para establecer relaciones, procure con anterioridad seleccionar los voceros oficiales para capacitarlos. Además, debe evaluar qué forma es más idónea para presentar la información (comunicados, conferencias de prensa, entrevistas). El contacto y el intercambio responsable con los medios son también un símbolo de transparencia y responsabilidad técnica y política.

1- Muchos países de América Latina han desarrollado manuales de cancillería para la coordinación de la asistencia humanitaria donde se detallan los principales procedimientos y el rol que cumplen estas entidades en la canalización de la ayuda internacional. Cabe mencionar “El manual regional de procedimientos de las cancillerías en caso de desastres para Centroamérica, Belice y República Dominicana” así como “La guía de operación para la asistencia mutua frente a desastres en los países andinos” Podrá encontrar estos manuales en el kit de información de esta guía y en www.saberdonar.info

2- Puede encontrar el documento en el kit de información de esta guía y en www.saberdonar.info

3- SUMA fue concebido en 1992 por la Organización Panamericana de la Salud como un proyecto de cooperación técnica. Tras varias actualizaciones, hoy en día es una herramienta electrónica flexible que clasifica rápidamente las donaciones, define prioridad sobre los suministros de acuerdo a las necesidades de la población afectada por el desastre, mantiene un control de inventario en las bodegas y da seguimiento a la distribución de los suministros de emergencia desde los almacenes centrales o centros de distribución hasta el nivel local.

 

 

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